Kamis, 08 Juni 2017

Administrasi Ambalan


Administrasi Ambalan 

Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan.
Gerakan Pramuka merupakan organisasi yang menyelenggarakan pendidikan bagi generasi muda, memerlukan dukungan dalam hal administrasi. Hal ini dibutuhkan, dengan berbagai macam kepentingan sebagai :
A.  Data kongkrit.
B.     Alat ukur aktifitas kegiatan.
C,  dukungan dan sarana yang dimiliki.
D.    Perkembangan dan kemajuan yang dicapai.

Aktifitas administrasi rutin yang dilaksanakan dalam satuan Gugus Depan antara lain :
1.      Surat menyurat.
2.      kearsipan.
3.      Penyusunan Laporan.
4.      Penyajian Data Satuan/ Gugus Depan.

                  1. Surat Menyurat.
                             Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada pihak lain,  
                             dalam bentuk warta.
                             Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentk surat dapat dipilih
                             sesuai kebiasaan atau kebutuhan satuan.
                             Bagian-bagian dalam bagan surat :
a.       Kepala Surat/ heading
b.      Tanggal surat.
c.       Nomor surat.
d.      Lampiran.
e.       Perihal.
f.       Alamat dalam, kepada yang dituju.
g.      Salam pembuka.
h.      Isi Surat.
i.        Salam Penutup.
j.        Nama Jabatan, Penanngung jawab surat.
k.      Tembusan.
l.        Initial.
                
 2. Kearsipan.
                              Adalah  proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga 
                     bila dibutuhkan akan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat.
                      Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file atau filing kabinet yang
                   disusun secara teratur.
                   Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain :
1.      Sistim Abjad.
2.      Sistim Subyek.
3.      Sisitim Geografis.
4.      Sistim Nomor.
5.      Sistim Khronologis.


                  3. Penyusunan Laporan.
                             Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban  tertulis yang                                     
                       berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan 
                             pengambilan keputusan selanjutnya.
Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan :
1.      Pendahuluan.
a.       Menyangkut latar belakang
b.      Masalah pokok laporan.
c.       Sistimatika pelaporan.
2.      Dasar hukum.
3.      Maksud dan Tujuan kegiatan
4.      Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
5.      Sistim penyelengaraan.
6.      Faktor Pendukung dan Permasalahan yang dihadapi.
7.      kesimpulan.
8.      Saran.
9.      Lampiran/ sumber bahan.

                     Ad. 4. Penyajian Administrasi dan  Data Satuan/ Gugus Depan.
                                Administrasi dan data di gugus depan sangat bermanfaat bagi seorang pembina 
                                maupun anggota, yaitu :
1.      Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan.
2.      Sebagai gambaran/ visualisasi gugus depan
3.      Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding.
4.      Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan.
5.      Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka.
6.      Sebagai Alat mencapai Tujuan Gerakan Pramuka.
                               
                                 A.  Jenis Buku Administrasi dalam Gugus Depan :
a.       Buku Induk.
b.      Buku Inventaris.
c.       Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.
d.      Buku Keuangan dan buku iuran.
e.       Buku Ekspedisi.
f.       Buku Kegiatan/ Latihan.
g.      Buku Harian.
h.      Buku Log/ Log Book
i.        Buku Agenda Surat.
j.        Buku Sejarah dan Perkembangan Satuan.
                             
                                 B.  Jenis Daftar/ form administrasi satuan :
a.        Daftar hadir latihan.
b.        Daftar/ kartu perkembangan anggota.
c.        Daftar Tabungan.
d.       Form pendaftaran anggota.
e.        Form Program latihan rutin.
f.         Form Program kerja Tahun

Selain surat menyurat kebutuhan administrasi dalam amabalan adalah : 

a.                Papan Nama Gugusdepan
b.                Papan Struktur Organisasi Gudep
c.                 Buku Registrasi Peserta Didik
d.                Buku catatan pribadi peserta didik
e.                Buku presensi
f.                  Buku daftar anggota
g.                Log book
h.                Buku inventaris satuan
i.                  Buku iuran
j.                  Buku administrasi dana dan keuangan satuan
k.                Buku registrasi pembina dan anggota Mabi
l.                  Catatan notulen rapat / risalah rapat
m.              Formulir pelaksanaan kegiatan
n.                Buku agenda, verbal dan expedisi surat menyurat
o.                Buku acara kegiatan
p.                Program kegiatan
q.                Buku laporan keuangan bulanan  
r.                 Buku inventaris gugus depan
s.                 Catatan tentang pelaksanaan pelatihan (Program Kegiatan)
t.                  Buku catatan pribadi setiap pembina
u.                Mengirimkan laporan Gudep ke Kwaran dan Kwarcab
v.                Buletin Gudep
Agar latihan di gugus depan dapat mencapai tujuan Gerakan pramuka dan tidak membosankan, seorang Pembina gugus Depan dapat mengatur kegiatan, memiliki materi latihan yang diminati Penegak di suatu Ambalan. Pemilihan tempat dan waktu kegiatan akan sangat mempengaruhi jalannya kegiatan. Mengenal dan memahami peserta didik merupakan kunci dari kesuksesan pembinaan dalam gerakan pramuka. Perlu diingat kesuksesan pembinaan dalam gerakan pramuka bukan di ukur seberapa jumlah piala/tropi yang didapat saat memenangkan suatu perlombaan, tetapi diukur dengan seberapa besar perubahan sikap dan perilaku ke arah yang lebih positif peserta didik yang kita bina.
Contoh jadwal Latihan berkala di Ambalan;
a.       Upacara Pembukaan Latihan
b.      Latihan tradisi (PBB, Refleksi diri)
c.       Latihan inti
d.      Uji SKU dan SKK
e.       Refreshing (permainan, lagu, dinamika kelompok, dll)
f.        Upacara Penutupan
Diusahakan materinya bervareasi sehingga tidak membosankan, diselingi dengan kegiatan bakti, kegiatan sosial atau kegiatan yang mungkin saat itu sedang trend, serta menggunakan teknologi modern. Format latihan lain seperti kunjungan ke tempat bersejarah, museum, kunjungan ke pabrik, sentral usaha atau mungkin kunjungan ke polsek, koramil, panti asuhan, panti wreda dll.  Selain itu latihan gabungan antara gugus depan dan satuan lain juga dapat menjadi alternatif, selain untuk membuka wawasan juga dapat saling mengenal sesama anggota gerakan pramuka.
Keikutsertaan anggota penegak dalam satuan karya tertentu atau kegiatan lain seperti ubaloka juga harus di dukung oleh pembina dengan mempertimbangkan minat dan bakat dari peserta didik.  Selain itu untuk mendorong nilai-nilai kepemimpinan serta kematangan dalam organisasi, anggota yang dapat belajar melalui dewan kerja yang ada di tiap kwartirnya. Peran dan dukungan dari pembina baik secara moril dan materiil memang sangat penting dalam pembinaan di Gerakan Pramuka.
Ambalan dikatakan Aktif jika memenuhi standar sebagai berikut :
a.       Latihan rutin dengan upacara pembukaan dan upacara penutupan Latihan
b.      Perkemahan jum'at, Sabtu, Minggu (Perjusami)
c.       Pengembaraan                                                                        
d.      Kegiatan Satuan Karya
e.       Kegiatan Peduli Lingkungan
f.        Gladian Pemimpin Satuan (dianpinsat)
g.       Dewan Penegak aktif
h.      Dewan Kehormatan Penegak  aktif
i.         Latihan Pengembangan Kepemimpinan (LPK)

kunjungi Perpustakaan Pramuka (khusus buku Kepramukaan) di Kwarcab Kota Semarang. Jl Prof Hamka 234 komplek Kecamatan Ngaliyan. Setiap hari selasa pukul 15.00-17.00 WIB atau Hub kak Awang Wisnuaji  Hub 085 226 887 668 ( hanya SMS)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Pesta Siaga Bukan Perlombaan Untuk Mencari Kejuaraan

Pesta Siaga Bukan Perlombaan Untuk Mencari Kejuaraan Pramuka Siaga adalah anggota muda Gerakan Pramuka yang berusia antara 7-10 tahun....